Mediation in 10 stappen: hoe verloopt een mediationproces?

Wanneer je in een arbeidsconflict zit, wil je vaak maar één ding: duidelijkheid. Je wilt weten waar je aan toe bent en of er een oplossing mogelijk is. Misschien heeft iemand mediation voorgesteld. Maar hoe werkt dat eigenlijk in de praktijk? Wat zijn de stappen die horen bij een mediationproces?

Mijn naam is Maaike Grauwmeijer, als MfN-mediator begeleid ik (met mijn team) jaarlijks tientallen arbeidsmediations tussen werkgevers en werknemers. Wat ik telkens zie: mensen weten vaak niet wat ze kunnen verwachten. En onbekend maakt onbemind. Daarom neem ik je in dit artikel stap voor stap mee in hoe het mediationproces eruitziet. 

Na het lezen van dit artikel weet je precies hoe een mediation verloopt, welke stappen je kunt verwachten en waar je op moet letten. Zo start je voorbereid, of je nu Hr-professional, werknemer of werknemer en vergroot je de kans op een constructieve uitkomst.

In het kort antwoord op de vraag: hoe werkt een mediationproces?

Een arbeidsmediation verloopt in ongeveer tien stappen, van intake tot afronding. Je spreekt eerst afzonderlijk met de mediator, daarna volgen gezamenlijke gesprekken waarin je het conflict bespreekt, mogelijke oplossingen onderzoekt en afspraken maakt. Alles gebeurt in vertrouwen en met als doel een gezamenlijke uitkomst.

Stap 1 – De intake

Een mediation start vaak met een kennismakingsgesprek (intake), waarbij de mediator beide partijen afzonderlijk spreekt.

De intake heeft twee hoofddoelen:

Kennis maken 

De mediator en partij maken persoonlijk kennis. Voor veel deelnemers is mediation spannend; het helpt om de mediator alvast een keer te zien of te spreken.

De mediator krijgt een eerste beeld van de situatie en de betrokken emoties. In de intake krijg je ook uitleg over de rol van de mediator en mediation in het algemeen. En verder worden een aantal praktische zaken besproken, met wie moet het gesprek gevoerd worden, waar en wanneer?

Bereidheid bepalen 

De mediator onderzoekt of mediation in deze situatie kans van slagen heeft. Daarvoor kijkt hij naar een aantal kernvragen:

• Gesprek: Is deze partij bereid het gesprek met de ander aan te gaan?
• Doel: Wat wil deze partij bereiken met mediation?
• Inspanning: Is de partij bereid zich in te spannen voor een mogelijke oplossing?

Voorbeeld uit de praktijk

Stel dat één partij het besluit om uit elkaar te gaan al definitief heeft genomen, en de ander dat absoluut niet accepteert. Geen van beide partijen staat open om alternatieven te onderzoeken. Dan is de kans klein dat mediation zinvol is. De mediator kan dat tijdens de intake constateren en dit met partijen bespreken.

Stap 2 – Documentatie: welke documenten ontvang je bij het starten van een mediation?

Wanneer uit de intake (stap 1) blijkt dat beide partijen bereid zijn het gesprek met elkaar aan te gaan, volgt de formele start van het proces.

De mediator zorgt ervoor dat alle partijen vooraf goed geïnformeerd zijn. Daarom ontvang je meestal de volgende documenten:

Mediationovereenkomst 

Hierin staan de basisafspraken over het proces. Denk aan vertrouwelijkheid, vrijwilligheid en de rol van de mediator. De mediation gaat officieel van start zodra deze overeenkomst door beide partijen is ondertekend (meestal tijdens de eerste gezamenlijke bijeenkomst).

MfN-gedragsregels 

Hierin is vastgelegd hoe mediators werken en welke normen zij hanteren om hun neutraliteit, onafhankelijkheid en professionaliteit te waarborgen.

MfN-reglement

Dit document beschrijft de spelregels voor mediation, zoals de manier van werken, geheimhouding en beëindiging.

Als de mediator geen MfN-registermediator is

Niet iedere mediator is ingeschreven bij het MfN-register. Ook dan worden er altijd afspraken vastgelegd in een overeenkomst, zodat helder is:

• Hoe het proces eruitziet
• Wat er van partijen wordt verwacht
• Dat alles wat besproken wordt onder vertrouwelijkheid valt

Zorg dat je de stukken goed leest en begrijpt. Het ondertekenen van de mediationovereenkomst is niet zomaar een formaliteit, maar een duidelijke bevestiging van aan welke afspraken je je zult houden. 

Stap 3 | De eerste bijeenkomst: wat gebeurt er tijdens de eerste gezamenlijke mediationbijeenkomst?

Na de intake en het ontvangen van de stukken volgt de eerste gezamenlijke bijeenkomst. Dit is vaak een spannend moment: voor het eerst zitten werkgever en werknemer weer met elkaar aan tafel, begeleid door een mediator. Een goede start is daarom belangrijk.

De locatie

De keuze van de locatie kan veel invloed hebben op de sfeer. Een mediation werkt het beste op een neutrale plek waar beide partijen zich op hun gemak voelen. Dit kan bijvoorbeeld het kantoor van de mediator zijn of een aparte vergaderruimte buiten de eigen organisatie. 

Belangrijk is dat de ruimte rust en privacy biedt, zodat deelnemers vrijuit kunnen spreken. Het gevoel dat je je verhaal in vertrouwen kunt doen, zonder dat collega’s of anderen meeluisteren, is essentieel om de gesprekken goed te laten verlopen. 

De locatie van de werkgever is vaak ook een ‘beladen’ plek: er is veel gebeurd en het kan voelen als het domein van de werkgever. Dat wil je liever niet onnodig laten meespelen. Soms hebben mensen daar overigens geen moeite mee, en dan kan de mediation prima bij de werkgever plaatsvinden.

Start van de mediation

De mediator zal de eerste bijeenkomst gebruiken om het proces rustig en zorgvuldig op te starten. Vaak begint dit met een korte herhaling van de belangrijkste uitgangspunten van mediation, zoals vrijwilligheid, vertrouwelijkheid en de rol van de mediator. Deze herhaling geeft houvast en zorgt dat beide partijen dezelfde verwachtingen hebben.

Bespreken van de verwachtingen

Daarna bespreekt de mediator met beide partijen wat het doel en de verwachtingen zijn van de mediation. Ook de spelregels van de mediation worden besproken: denk hierbij aan praktische zaken als elkaar uit laten praten.

Mediationovereenkomst ondertekenen

Tot slot wordt de mediationovereenkomst ondertekend. Hiermee start de mediation officieel. Door de ondertekening bevestigen partijen dat zij zich committeren aan de afspraken die horen bij mediation, zoals vertrouwelijkheid en de bereidheid om serieus naar oplossingen te zoeken.

Stap 4 | Wanneer kun je je verhaal doen tijdens mediation?

Na de intake, het ontvangen van de stukken en de eerste gezamenlijke bijeenkomst zijn de formele punten geregeld. De afspraken zijn duidelijk, de mediationovereenkomst is ondertekend en het proces kan nu echt beginnen. Dit is vaak het moment waar partijen het meest naar uitzien of juist het meest tegenop zien: het vertellen van hun verhaal.

Voor werkgevers ligt de focus vaak op de toekomst: “Hoe kunnen we verder?” of “Welke afspraken zijn nodig om de samenwerking te herstellen of netjes te beëindigen?”. Voor werknemers speelt meestal eerst de behoefte om te vertellen wat er allemaal misging en hoe zij zich daarbij gevoeld hebben. Beide invalshoeken zijn waardevol en nodig om tot een oplossing te komen.

Ruimte voor beide partijen

De mediator zorgt ervoor dat beide partijen uitgebreid de kans krijgen om hun verhaal te doen. Dit gaat niet alleen over de feiten en gebeurtenissen, maar vooral ook over de beleving daarvan. Wat is er precies gebeurd? Hoe heeft het zo ver kunnen komen? En ook een belangrijke vraag: wat maakt dat jullie nu samen bij een mediator zitten?

De mediator begeleidt dit gesprek zorgvuldig. Hij of zij zorgt ervoor dat:

• Er een goede balans wordt gezocht in de spreektijd die beide partijen krijgen.
  
• Er een veilige sfeer is waarin ook lastige of emotionele onderwerpen benoemd kunnen worden.
  
• Er niet alleen aandacht is voor feiten, maar ook voor gevoelens en ervaringen.

Soms kan dit confronterend zijn, maar het is juist dit deel van de mediation dat vaak veel opluchting en helderheid brengt. Het is bovendien een belangrijke stap, omdat de mediator hier uitgebreid aandacht besteedt aan de effecten van wat er is gebeurd, gevoelens erkend worden en er hopelijk meer begrip ontstaat. Pas als dit goed lukt, kun je door naar stap 5; opties verkennen werkt niet zolang de pijn nog niet verminderd is in stap 4. Alleen wanneer dit niet mogelijk blijkt, ontstaan er meer geforceerde oplossingen.

Stap 5 – Opties onderzoeken: wat onderzoekt een mediator tijdens het proces?

Nadat beide partijen hun verhaal hebben kunnen vertellen, begint de volgende fase: onderzoeken wat er werkelijk speelt. Dit is het moment waarop de mediator doorvraagt en partijen helpt om voorbij standpunten en meningen te kijken.

In conflicten blijven mensen vaak hangen in standpunten: “Ik wil dat dit stopt” of “Het moet zo gebeuren”. Standpunten botsen, zorgen ervoor dat je tegenover elkaar komt te staan en leveren zelden een oplossing op. De mediator kijkt daarom vooral naar de onderliggende belangen. Die geven veel beter weer wat iemand écht belangrijk vindt.

Voorbeelden van onderliggende belangen kunnen zijn:

• Veiligheid en vertrouwen – “Ik wil me weer op mijn werkplek op mijn gemak voelen.”
• Erkenning – “Ik wil dat wordt gezien hoe zwaar deze periode voor mij is geweest.”
  
• Duidelijkheid – “Ik wil weten waar ik aan toe ben in de toekomst.”
• Werkbaarheid – “Ik wil dat het team weer normaal kan functioneren.”

Door te onderzoeken wat de belangen zijn, ontstaat er ruimte om te kijken naar oplossingen die voor beide partijen werken.

De rol van de mediator

De mediator stelt in deze fase veel vragen om helder te krijgen:

• Wat zijn je zorgen?
  Wat wil je bereiken met mediation?
• Welke punten zijn voor jou echt belangrijk, en waarom?
• Waar zou je bereid zijn om in mee te bewegen?

De kracht van mediation zit erin dat de mediator partijen helpt om elkaar beter te begrijpen, ook al blijven de meningen verschillend. Het gesprek verschuift zo van “wie heeft er gelijk?” naar “wat is er voor nodig om verder te komen?”.

Stap 6 | Heldere communicatie: hoe helpt mediation om de communicatie te verbeteren?

Een van de grootste uitdagingen in een conflict is dat de communicatie stokt. Partijen praten wel, maar luisteren niet meer echt. Er ontstaan misverstanden, aannames en vaak ook gevoelens van machteloosheid. Het lijkt alsof je elkaar niet meer begrijpt, hoe vaak je het ook probeert.

Onder leiding van de mediator ontstaat er weer ruimte voor echte communicatie. Dit gebeurt stap voor stap:

• Vertraging aanbrengen – In plaats van snelle reacties helpt de mediator om gesprekken rustiger te voeren, zodat informatie beter kan doordringen.
  
• Begrip vergroten – Door vragen te stellen en samen te vatten, laat de mediator zien wat er gezegd is. Dat maakt dat beide partijen zich beter gehoord voelen.
  
• Patronen doorbreken – Vaak zie je in conflicten dat mensen in herhaling vallen: steeds dezelfde argumenten, dezelfde frustraties. De mediator helpt om dit patroon te doorbreken en het gesprek op een andere manier te voeren.

Zonder goede communicatie kun je geen duurzame afspraken maken. Het gaat niet alleen om wat er besproken wordt, maar vooral om hóé dat gebeurt. Als mensen elkaar weer beter begrijpen, komt er ruimte om te zoeken naar oplossingen die voor beide kanten werken.

Stap 7 | De oplossing: hoe kom je tot oplossingen tijdens mediation?

Wanneer de communicatie weer beter loopt en er meer begrip is ontstaan, komt er vanzelf ruimte voor de volgende stap: het bedenken van oplossingen. Pas als beide partijen zich gehoord voelen, is er bereidheid om samen naar de toekomst te kijken.

De mediator helpt om de blik te verleggen van het verleden (“wat is er allemaal misgegaan?”) naar de toekomst (“wat is er nodig om verder te komen?”). 

In deze fase worden ideeën verzameld, zonder dat ze meteen beoordeeld worden. Het gaat om breed denken en opties verkennen. 

Brainstormen over oplossingen

In deze fase worden mogelijke oplossingen verzameld. Dat kan uiteenlopen van kleine praktische afspraken tot grote besluiten, zoals herindeling van taken, een andere werkplek of zelfs een zorgvuldig uitgewerkt afscheid. De mediator stimuleert om breed te denken en meerdere opties naast elkaar te leggen.

Vervolgens kan er op verschillende manieren verder worden gewerkt:

• Raadplegen van deskundigen – Soms is het verstandig om ruimte in te bouwen om een juridisch adviseur, bedrijfsarts of HR-specialist te raadplegen, zodat afspraken realistisch en houdbaar zijn. Samen ga je nadenken over mogelijke opties voor oplossingen. Brainstormen dus. 
• Onderhandelen – Als er tegengestelde belangen spelen, helpt de mediator om te zoeken naar een middenweg.
• Overleggen – Vaak gaat het om het afstemmen van praktische afspraken waar beide partijen baat bij hebben.
  

Stap 8 | In onderhandeling: hoe verloopt het onderhandelen in een mediationproces?

Wanneer de opties op tafel liggen, is het tijd om ze verder uit te werken. Dit is de fase waarin keuzes gemaakt worden: welke oplossingen zijn haalbaar, welke sluiten het beste aan bij de belangen van beide partijen, en hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Verschillende vormen van overleg

Het uitwerken van oplossingen kan op verschillende manieren verlopen:

• Onderhandelen – Wanneer belangen (deels) tegenover elkaar staan, begeleidt de mediator het onderhandelingsproces. Het doel is om tot afspraken te komen waar beide partijen mee kunnen leven.
  
• Overleggen – Soms gaat het simpelweg om het praktisch afstemmen van werkwijzen of afspraken, zonder dat daar spanning of strijd bij komt kijken.
  
• Raadplegen van deskundigen – Bij ingewikkelde kwesties kan het verstandig zijn om externe expertise in te schakelen, bijvoorbeeld van een juridisch adviseur, HR-specialist of bedrijfsarts. Dit geeft meer zekerheid dat gemaakte afspraken ook uitvoerbaar en houdbaar zijn.

De rol van de mediator

De mediator bewaakt dat het proces eerlijk en evenwichtig verloopt. Dat betekent dat beide partijen voldoende ruimte krijgen om hun wensen en zorgen te benoemen, en dat afspraken niet eenzijdig tot stand komen. De mediator helpt om de dialoog constructief te houden en kan partijen ondersteunen bij het formuleren van concrete afspraken.

Stap 9 – Afspraken vastleggen

Wanneer partijen overeenstemming bereiken, is het belangrijk dat de afspraken duidelijk en zorgvuldig worden vastgelegd. Dit voorkomt dat er later opnieuw misverstanden ontstaan en geeft beide partijen houvast.

Schriftelijke vastlegging

In de meeste gevallen worden de afspraken opgenomen in een vaststellingsovereenkomst. Bij een ‘uit elkaar gaan’ is dit eigenlijk altijd het geval. Gaat het om andere soorten afspraken, bijvoorbeeld over hoe je met elkaar omgaat of wanneer iemand een andere functie krijgt, dan worden die meestal wel vastgelegd, maar vaak niet in een vaststellingsovereenkomst. 

In een vaststellingsovereenkomst staat bijvoorbeeld:

• Welke concrete afspraken zijn gemaakt
• Wie waarvoor verantwoordelijk is
• Welke termijnen gelden
• Hoe eventuele vervolgstappen eruitzien

Als er geen afspraken worden gemaakt

Niet elke mediation eindigt met een complete overeenkomst. Soms lukt het niet om tot concrete afspraken te komen. Toch heeft het proces vaak wel waarde gehad. In veel gevallen is er in elk geval meer inzicht ontstaan in hoe partijen naar de situatie kijken en waar de knelpunten zitten. Dat maakt het makkelijker om vervolgstappen te bepalen, ook buiten de mediation om.

Stap 10 | Hoe eindigt een mediation en wat als het niet lukt?

Elke mediation kent een natuurlijk einde. Dat kan zijn omdat er afspraken zijn gemaakt, of juist omdat er geen gezamenlijke oplossing is gevonden. Soms eindigt een mediation omdat één of beide partijen dat willen, of omdat de mediator besluit het proces te beëindigen. In alle gevallen zorgt de mediator voor een zorgvuldige afronding.

Hoeveel tijd kost mediation?

Gemiddeld duurt een mediation 2 à 3 gezamenlijke gesprekken. Soms zijn er meer bijeenkomsten nodig, bijvoorbeeld bij complexe situaties of als er meerdere partijen betrokken zijn. Elk gesprek duurt doorgaans ongeveer 2 uur.

Daarnaast spreekt de mediator partijen soms ook individueel (bijvoorbeeld tijdens de intake of tussendoor) om zaken te verhelderen of spanningen weg te nemen.

Conclusie

Een arbeidsmediation verloopt in duidelijke stappen: van de intake en de eerste gesprekken tot het onderzoeken van belangen, het verbeteren van de communicatie en het bedenken en vastleggen van afspraken. Soms leidt dat tot een gezamenlijke oplossing, soms niet. Maar altijd brengt mediation duidelijkheid: je weet waar je staat, welke mogelijkheden er zijn en welke vervolgstappen passend zijn.

Of je nu werkgever, werknemer of HR-professional bent: door te weten hoe het mediationproces eruitziet, stap voor stap, kun je beter voorbereid deelnemen. Dat vergroot niet alleen de kans op een constructieve uitkomst, maar zorgt ook dat je met meer rust en vertrouwen aan tafel zit.

Mediation kost meestal niet meer dan een paar gesprekken, maar kan een groot verschil maken in hoe een conflict zich ontwikkelt.